Docházkový systém

Funkce systému

Implementace systému docházka

Jedná se o počítačový systém zpracovaný v rámci informačního systému ManIS určený
pro automatizované zpracování docházkové evidence zaměstnanců, následné vyhodnocení
a poskytnutí primárních údajů pro výpočet mezd. Systém umožňuje evidovat průchody,
obchůzky a ostatní pravidelný i nepravidelný pohyb přes kontrolní místo, otvírání
dveří pomocí dveřních systémů s možností rozlišení přístupových práv do daného prostoru.
Dalšími funkcemi systému jsou evidence vydávané stravy v závodních jídelnách, evidence
poskytnutí slev v podnikových kantýnách, evidence stravenek, evidence ve výdejně
nářadí a případné další evidenční funkce.

Zavedení docházkového systému umožní nahradit registrační hodiny a ostatní docházkové
evidence, odstraní ruční vyhodnocování z papírových podkladů a píchacích karet mistrům,
vedoucím pracovníkům a mzdovým účetním, poskytne vedoucím pracovníkům okamžitý přehled
o přítomnosti na pracovišti a docházkové kázni svých podřízených, a tím umožní zefektivnit
kontrolu pracovní doby.

Funkce systému

Základem systému je docházkový terminál umístěný obvykle na vrátnici nebo jiném
vstupním prostoru, na kterém zaměstnanci registrují příchody, přerušení pracovní
doby, odchody a případně ostatní pohyb. Terminál je spojen s řídícím počítačem,
který zajišťuje komunikaci s obslužným programem. Pověření pracovníci si následně
na pracovních stanicích dle svých přístupových práv prohlížejí či upravují údaje
svých podřízených a aktualizují seznam čipových karet.

Identifikační medium - čipová karta

Zaměstnanci se identifikují čipovou plastovou kartou. Kartu lze použít k evidenci
docházky, otvírání dveří, nebo ve stravovacím systému. Kartu je možno potisknout
v relativně vysokém rozlišení (běžné je barevná fotografie, logo,…) nebo polepit
speciálními samolepkami, a tím umožnit používání karty na místo závodního průkazu.

Uživatelský software

Data evidovaná docházkovým terminálem jsou v pravidelných intervalech převáděna
do obslužného software, kde probíhá následné zpracování, aktualizace a vyhodnocování.
Jedná se o klasický počítačový program, který umožňuje nejrůznější pohledy na docházková
data a poskytuje nám jisté možnosti k individuálnímu přístupu a zakázkovým řešením.

K základním funkcím software patří:

• přehled příchodů a odchodů zaměstnanců, vytváření sestavy odpracované doby
  
• volitelné zaokrouhlování příchodů a odchodů v závislosti na Vámi požadované
  přesnosti (minuty, čtvrthodiny, půlhodiny, atd.)
  
• automatické doplnění příchodu, nebo odchodu, pokud tuto funkci dané přerušení povoluje
  
• automatický výpočet příplatků za sobotu, neděli a svátek
  
• automatický výpočet příplatků za odpolední a noční směnu
  
• zaznamenat tvorbu i čerpání náhradního volna
  
• evidovat celodenní nepřítomnosti (D, A, N, OČR,…)
  
• automatické doplnění neodpracovaného svátku v pracovní dny
  
• evidovat pohotovost
  
• při provedení ručních změn a oprav na PC zůstávají uloženy původní data ke kontrole
  
• nastavení přídavného časového limitu pro příchod na vzdálené pracoviště, převlečení, přípravu pracoviště
  
• vyhodnocení a nastavení odpracované doby pracovníka v závislosti na druhu
  pracovní doby nebo jejich okolnostech (pružná pevná, turnusová, jednosměnný
  až nepřetržitý provoz, zákaz či možnost přesčasů)
  
• okamžitý přehled o přítomnosti
  
• vyhodnocuje dny na které chybí docházka
  
• tisknout směnovnici
  
• vyhodnocení stravování (stravenky)
  
• víceúrovňový systém přístupových práv při síťové verzi
  
• převod dat docházky do mzdového sytému – podklad pro výpočet mezd
  

Výpadek elektrického proudu

Systém je možno připojit přes záložní zdroje umožňující provoz docházkového terminálu
a zadávání nových údajů i v případě výpadku dodávky energie.

Implementace systému Docházka
Při vlastní implementaci systému se snažíme v maximální míře respektovat požadavky
zákazníka a dodržovat základní legislativní pravidla definované převážně zákoníkem
práce. Pro dodržení uvedených zásad je nutné provést podrobnou analýzu stávájícího
stavu zpracování docházkové, personální a mzdové agendy, a definovat cílový stav
zpracování. Skutečnost, že data docházkové evidence jsou zpracovávány v uživatelském
programu na PC, nám umožňuje individuální přístup k požadavkům jednotlivých zákazníků.

Práci s docházkovou evidencí je možné rozdělit do dvou skupin:

• vlastní registrace docházkové evidence – elektronické zařízení pracující jako pořizovač dat
  
• manipulace se zaznamenanými údaji – ruční, pomocí specializovaného programu
  

Právě manipulace s docházkovými údaji je klíčovým bodem celé problematiky. Ani zdaleka nelze počítat se závaznými a stálými pravidly, které by určitým způsobem tento proces
determinovaly. Naopak počítáme s tím, že každý podnik, každá organizace má své specifické zvyklosti, které není ochoten měnit. Informace, že daný pracovník přišel do práce v 8 hodin a 05 minut, odešel v 15 hodin a 58 minut, přičemž od 11 hodin 05 minut
do 11 hodin 37 minut byl na obědě, může být interpretována v jednotlivých firmách
zcela odlišně.

Vybrané případy vyhodnocení pracovní doby

Vyhodnocování docházky z hlediska každého podniku, každé organizace je zcela jedinečná a mnohdy velmi komplikovaná záležitost. V řadě případů je to i neujasněnost vlastních organizačních pokynů daných organizací, které až v průběhu zkušební doby a vlastního
náběhu identifikačního systému zjišťují, jak vlastně má v jejich podniku probíhat výpočet, jaké parametry by jej měly ovlivňovat, objevují se problémy s výjimkami.

Vypíšeme zde pouze několik typických situací pro dokreslení tvrzení:

• definice množiny typů absencí, které mohou v dané organizaci být využívány
  
• stanovení způsobu, jak vlastně započítávat resp. Nezapočítávat tyto absence do celkových součtů
  
• definice vyjímek, u kterých se tyto absence započtou jinak
  
• zaokrouhlování docházkové evidence a jakými algoritmy
  
• stanovení způsobu, jak je možné přijít na pracoviště dříve, než je v organizaci zvykem
  
• stanovení způsobu, jak se pak tato doba strávená PŘED oficiálním začátkem pracovní doby má promítnout v celkových součtech
  
• stanovení způsobu, jak započítávat dobu, strávenou na pracovišti PO oficiálním konci pracovní doby
  
• stanovení intervalu, ve kterém NENÍ možné, aby byla započtena docházka
  
• stanovení algoritmu, jak započítat absence, které končí až po oficiálním konci pracovní doby
  
• definice situace, kdy na každý den má konkrétní pracovník nařízen jinou pracovní dobu, jiný počet hodin, který má odpracovat, tzv. turnus
  
• stanovení způsobu, jak započítat docházku v případě volných dnů (sobot a nedělí), svátků
  

Uvedené situace jsou pouze částečným výpisem problémů, které se mohou vyskytnout.