Řízená dokumentace

Řízená dokumentace je cenově dostupný modul zaměřený na vznik, evidenci a správu různých typů dokumentů, který rozšiřuje možnosti volně šiřitelného groupware PHProjekt. Modul umožňuje stanovit jednotná pravidla pro tvorbu a údržbu dokumentů a zajišťuje v přehledné podobě a platném znění jejich používání. Základem je oběh dokumentů dle organizační struktury podniku a dle funkčního zařazení zaměstnanců v organizaci. Řízenou dokumentaci lze v organizaci nadefinovat podle předpisů v organizaci, které stanovují postupy, pravomoci a odpovědnosti pro tvorbu, připomínkování, schvalování, vydávání, přezkoumání, aktualizaci dokumentů a stanovení doby platnosti. Modul je při implementaci upraven dle Vašich dokumentovaných postupů Řízení dokumentů a Řízení záznamů. Produkt je dodáván včetně zdrojového kódu.

Aplikaci lze vyzkoušet na adrese http://www.swisscentrum.cz/phprojekt/.
Přihlašovací údaje (login/heslo) jsou test/testtest.

Pokud máte zájem o bezplatné předvedení aplikace v sídle Vaší společnosti, klikněte prosím zde.

Základní charakteristické znaky:

• modularita: standardní PHPROJEKT je modulově zpracovaná groupware aplikace. K těmto modulům jsou připojeny moduly Řízené dokumentace. Modularita systému spočívá v možnosti instalace zvolených modulů.
• konfigurovatelnost: systém byl vyvinut jako standardní software s předpokladem instalace v různých typech společností od obchodních až po výrobní. Předpokládá se zakázková úprava systému dle zvyklostí a potřeb objednatele.
• podpora mezinárodních norem: Řízená dokumentace podporuje údržbu a zlepšování systémů splňujících požadavky norem ISO 9 000:2 000, ISO 14 000, ISO 18 000, GMP 13, případně i jiných norem které firma používá.
• multijazyková verze: Řízená dokumentace může nad stejnými daty pracovat ve více jazykových mutacích. (čeština, angličtina, němčina, slovenština)
• využití vlastností internetového prostředí: Modul Řízená dokumentace využívá prostředky, které mu poskytuje prostředí, ve kterém je vyvinut. Mezi základní patří elektronická pošta, fax, zajištění bezpečnosti dat, možnost propojení souvisejících dokumentů, plánování úkolů vyplývajících z požadavků údržby dle norem ISO, evidence dokumentů, záznamů a osobních záznamů.
• komunikace s jinými systémy: Modul Řízená dokumentace je možně propojit s Mail serverem, Fax serverem, Web serverem, případně i s jiným produktem zpracovaným v prostředí PHP a databáze Mysql tak, aby probíhala vzájemná výměna dat

• transparentnost procesů: v každém okamžiku je znám aktuální stav zpracovávaného dokumentu, příp. historie jeho průběhu, což usnadňuje řízení daných procesů
• rozdělovníky zpracování dokumentu: při konfiguraci systému jsou stanoveny základní pravidla tvorby a správy dokumentů, které určují základní životní cykly dokumentů a záznamů
• zrychlení procesů: po zpracování dané činnosti je dokument automaticky, s využitím automatického e-mailu, zpřístupněn osobě zastupující funkční místo, která má dále s dokumentem pracovat
• kontrola provádění činností: v modulu řízená dokumentace je možné dle přístupových práv kontrolovat prováděnou definovanou činnost (např. neplnění úkolu, aj.)
  
• dostupnost dokumentů: každý dokument má definované místo v databázi, je přístupný dle rozdělovníku viditelnosti a existují účinné nástroje k jeho dohledání
• 70% úspora administrativních prací spojených s vedením systému managementu kvality (SMK)
• 40% snížení časové náročnosti s udržováním, provozem a výkonem SMK
• 40% snížení časové náročnosti s udržováním, provozem a výkonem SMK
• Zvýšení efektivity provádění interních auditů. Časová náročnost práce auditora se snižuje o 20 %
• 20% snížení pracnosti se správou měřidel a zařízení
• operativnost - úspora času při hledání informací z oblasti řízení
• snížení pracnosti s přípravou na udržovací a recertifikační audit
• 95% úspora papírů, tisků, kopírování, skartace, kancelářských potřeb